月謝管理は難しい？月謝の効率的な管理方法を紹介
塾経営やスクールを運営する中で月謝管理は切っても切り離せない業務といえます。毎月発生する月謝管理業務ですが、手動管理の場合、支払い忘れによる未回収や紛失などの問題が発生する可能性もゼロではありません。
そこでこの記事では手動での月謝管理についてどのような課題があるのか、どうすれば効率的に月謝を管理することができるのかを紹介します。
月謝管理における課題
月謝管理には様々な課題がありますが以下代表的な課題を紹介します。
① 手作業によるミス
多くの塾では、受講コースの変更や休会・退会、講習会や模試等の一次的な追加支払い発生等が発生し、月によって請求内容が変化することも珍しくありません。手書きの帳簿やエクセルによる管理では、入力ミスや計算ミスが発生しやすく、結果として生徒や保護者とのトラブルに発展することもあります。
② 時間と労力の負担
月謝管理は、毎月定期的に行う必要があるため、時間と労力がかかります。特に生徒数が多い場合、管理作業に追われて本来の教育業務に集中できないことがあります。
③ 情報の一元管理の難しさ
月謝に関する情報は、支払い状況や未納情報、割引の適用など多岐にわたります。これらを一元的に管理することが難しく、情報が分散してしまうと確認や追跡が困難になります。
月謝管理のやり方
月謝管理を効率的に行うためには、いくつかの方法があります。それぞれの特徴を紹介します。
①エクセルによる管理
エクセルは、多くの教室で利用されているツールです。表計算ソフトとしての機能を活用し、月謝の計算や支払い状況の管理を行うことができます。しかし、エクセルを使いこなすためにはある程度のスキルが必要であり、手動での更新が必要なためミスが発生しやすいというデメリットもあります。
②アウトソーシング
月謝管理を外部の専門業者に委託することも一つの方法です。これにより時間と労力を節約でき、プロの手による正確な管理が期待できます。ただし、コストがかかるため注意が必要です。
③スクール管理システムの導入
最近では、スクール管理システムを利用する教室が増えています。これらのシステムは、月謝管理を含むさまざまな業務を一元的に管理できるため、非常に効率的です。自動化された機能により、ミスを減らし、業務の効率化を図ることができます。
おすすめの月謝管理方法
月謝管理を効率的に行うために、特におすすめなのがスクール管理システムの導入です。
スクール管理システムは月謝の一括作成や計算や講習会や模試等、多数の生徒への一括請求登録等、請求業務に必要な処理を短時間で効率的に行わる為、手作業による月謝管理に比べ、ミスを大幅に減少させることができます。さらに、保護者とのコミュニケーション機能も備えているため、未納者に対する催促もシステム上で簡単に行えます。コスト面でも、初期投資は必要ですが、長期的には人件費や時間の節約につながるため、総合的に見て非常に有効な選択肢と言えるでしょう。
まとめ
本記事では月謝管理の方法を紹介しました。月謝管理はシステムを活用し効率化を図ることも重要です。弊社TechnoSMSでは月謝管理システムだけでなく、スクール運営にかかわる業務効率化を実現します。事業内容に沿ったカスタマイズも柔軟に対応が可能です。
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